Disdukcapil Pesisir Selatan Monitoring Penataan Arsip di UKL Koto XI Tarusan

PESISIR SELATAN — Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Pesisir Selatan, diwakili Sekretaris,  Yef Indra, bersama jajaran melaksanakan kegiatan monitoring penataan arsip di Unit Kerja Layanan (UKL) Kecamatan Koto XI Tarusan, Senin (11/05)

Kegiatan tersebut dilakukan sebagai bentuk pembinaan dan evaluasi terhadap pengelolaan administrasi serta penyimpanan dokumen pelayanan kependudukan di tingkat UKL.

Dalam monitoring itu, tim melakukan pengecekan terhadap kondisi arsip, tata letak penyimpanan dokumen, serta penataan berkas pelayanan administrasi kependudukan yang digunakan dalam pelayanan sehari-hari. 

Arsip pelayanan dinilai memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran administrasi karena berkaitan langsung dengan ketersediaan data dan dokumen masyarakat yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

Selain melakukan pemeriksaan, kegiatan tersebut juga menjadi sarana untuk melihat secara langsung sistem pengelolaan arsip di UKL Kecamatan Koto XI Tarusan, mulai dari penyusunan dokumen, pengelompokan berkas hingga keamanan penyimpanan arsip.

Penataan arsip yang baik dinilai penting agar proses pencarian dokumen dapat dilakukan lebih cepat, tepat, dan efisien saat diperlukan dalam pelayanan kepada masyarakat.

Pada kesempatan itu, Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK) dan Pemanfaatan Data (PD), Hayatul Fitri, turut memberikan pengarahan kepada petugas UKL terkait tata cara penyusunan arsip pelayanan administrasi kependudukan.

Pengarahan tersebut meliputi pengelompokan dokumen berdasarkan jenis pelayanan, penataan berkas sesuai urutan administrasi, serta pentingnya menjaga kerapian dan keteraturan arsip agar mudah diakses dan terhindar dari kerusakan.

Kegiatan monitoring dan pembinaan ini menjadi bagian dari upaya peningkatan kualitas tata kelola administrasi di lingkungan Disdukcapil Kabupaten Pesisir Selatan. 

Dengan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan teratur, pelayanan kepada masyarakat diharapkan dapat berjalan lebih lancar serta mendukung terciptanya administrasi kependudukan yang akurat dan profesional.

Melalui kegiatan ini, seluruh petugas pelayanan di UKL diharapkan semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip yang baik sebagai salah satu penunjang utama dalam memberikan pelayanan administrasi kependudukan yang optimal kepada masyarakat.